La Diócesis de Cuenca moderniza la gestión de su Archivo Diocesano, donde se custodia una parte esencial del patrimonio documental e histórico de la institución, a través de la implantación de nuestro sistema integral de gestión documental Albalá.
La solución permitirá gestionar de forma integral el archivo físico, tanto histórico como administrativo, de la Diócesis de Cuenca mediante una herramienta especializada que optimiza la organización, descripción, clasificación, localización y consulta de la documentación.
El proyecto ha incluido la instalación de Albalá en modalidad on premise sobre la infraestructura tecnológica de la Diócesis, así como la migración de registros desde Excel y Access, la parametrización del sistema conforme a sus procedimientos internos y la formación de usuarios y administradores funcionales y técnicos.
Entre los primeros fondos incorporados al sistema se encuentran una parte del fondo de la Curia Episcopal, Capellanías e Inquisición, que pasarán a gestionarse desde una única plataforma especializada para archivos.
De una gestión manual a una plataforma especializada
Hasta ahora, buena parte de los procesos archivísticos se realizaban de forma manual. Esto dificultaba la descripción documental, la recuperación de búsqueda de documentos y la atención a las consultas, con un elevado consumo de tiempo y recursos.
Con Albalá, la Diócesis dispone ahora de una solución que integra procesos como la descripción documental, el control de depósitos, las consultas y préstamos, la valoración documental, la elaboración de instrumentos de descripción y la gestión de documentos digitalizados, facilitando un acceso mucho más rápido y eficiente a la información.
Esta transformación mejora la eficiencia operativa del Archivo y sienta las bases para seguir avanzando en la digitalización, preservación y futura difusión del patrimonio documental de la Diócesis a través del portal web.
«La implantación de Albalá en nuestro archivo marcará un antes y un después en la gestión diaria. Nos permitirá unificar los procesos de descripción y organización, y optimizaremos los tiempos de búsqueda. Es, sin duda, un salto cualitativo hacia la modernización del archivo», afirma Miriam Olivares, responsable del Archivo de la Diócesis de Cuenca.
Una solución diseñada para archivos eclesiásticos y religiosos
Los archivos eclesiásticos conservan documentación de un extraordinario valor histórico, administrativo y cultural. La correcta gestión de estos fondos requiere herramientas capaces de adaptarse a los criterios archivísticos, facilitar la conservación del patrimonio y mejorar el acceso a la información.
Gracias a su experiencia en gestión documental y archivística, Albadoc ofrece a diócesis, catedrales, parroquias, congregaciones religiosas y otras instituciones eclesiásticas una plataforma especializada adaptada a sus necesidades.
La implantación en la Diócesis de Cuenca muestra cómo la tecnología puede contribuir a preservar el patrimonio documental, optimizar el trabajo archivístico y mejorar el servicio a investigadores, ciudadanos y a la propia institución.
¿Gestiona un archivo eclesiástico o religioso?
Si su organización necesita modernizar la gestión de su patrimonio documental o iniciar un proceso de transformación digital, Albalá ofrece una solución especializada, flexible y contrastada para archivos de todo tipo.
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