Nuestro Servicio de Gestión Documental (SGD) desarrolla dos proyectos para organizar, describir y facilitar la gestión de fondos documentales del Archivo General y de las Oficinas Comarcales del Servicio de Arquitectura y Urbanismo.
El equipo de Servicios de Gestión Documental (SGD) de Albadoc trabaja desde el pasado mes de febrero en dos proyectos de tratamiento archivístico para la Diputación de Córdoba, que abarcan en conjunto alrededor de 9 500 cajas de documentación.
El primero comprende el tratamiento archivístico de 6 000 cajas procedentes de diferentes oficinas administrativas de la Diputación, actualmente custodiadas por su Archivo General. Esta documentación requiere una intervención técnica especializada para avanzar en su descripción y automatizar progresivamente la información de los inventarios en la aplicación de gestión ARC. El objetivo es garantizar que su contenido sea accesible de forma automatizada a través de la aplicación de administración de archivos corporativa.
El segundo proyecto actúa sobre unas 3 500 cajas conservadas en las Oficinas Comarcales del Servicio de Arquitectura y Urbanismo (SAU). Estos fondos contienen principalmente proyectos de obras e informes técnicos generados durante más de tres décadas de actividad de estas oficinas y cuentan con valor documental, histórico y administrativo. Los trabajos incluyen su tratamiento técnico y posterior traslado al almacén central del Archivo de la Diputación.
En ambos casos, el proceso contempla el análisis del estado de las cajas y los documentos, la selección de la documentación relevante para su descripción y la incorporación de los datos correspondientes a la aplicación ARC, incluyendo los descriptores de personas, lugares y materias que correspondan.
Las labores se realizan en las propias instalaciones de la Diputación de Córdoba, bajo la supervisión del Departamento de Memoria Democrática, Archivo y Biblioteca. Los equipos auxiliares encargados del tratamiento de los dos lotes están coordinados por profesionales del área de SGD de Albadoc.
Una colaboración que acompaña la transformación digital del Archivo
Estos trabajos dan continuidad a la colaboración de Albadoc con la Diputación de Córdoba para mejorar la gestión, conservación y acceso a su patrimonio documental.
En 2023, Albadoc llevó a cabo la implantación de MediaSearch en colaboración con el personal del Archivo y con el equipo de desarrollo y sistemas de EPRINSA. El proyecto permitió poner a disposición de la ciudadanía, a través de Internet, más de 100.000 registros y otros tantos documentos digitalizados, pertenecientes a diferentes fondos y colecciones del Archivo. El archivo puede visitarse en este enlace: https://archivo.dipucordoba.es
Con los actuales trabajos del Servicio de Gestión Documental, la colaboración se extiende también al tratamiento técnico de la documentación que constituye la base para su adecuada organización, descripción y posterior acceso.