Fiel a su cita bienal, el cnADe tuvo lugar el pasado 14 y 15 de junio, en Leganés, con unos meses de retraso por causa de la pandemia. Bajo el lema #AhoraSí, expertos del sector público, privado, responsables técnicos y políticos abordaron las claves de cómo llevar a cabo la transformación digital con el archivo y el documento electrónico como protagonistas.
Un año más, el Congreso Nacional de Archivo y Documento Electrónico ha servido para compartir experiencias y soluciones con otras administraciones y con las empresas participantes que apoyamos y patrocinamos el encuentro. Albadoc ha sido, por primera vez, patrocinador colaborador del Congreso y de la mano de Fran Dodero, jefe de Productos de Albadoc, se realizó una ponencia sobre la implementación de los SGDA.
Archivo Electrónico y la implementación de un SGDA: diagnóstico, retos y problemas
Fran Dodero habló del Archivo Electrónico y la implementación de los sistemas de gestión de documentos de archivo (SGDA) como herramienta y pieza clave en ese objetivo de gestionar la documentación electrónica. Con la experiencia adquirida en los proyectos de implantación del software para la gestión del Archivo Electrónico (Albalá) llevados a cabo en los últimos años y actualmente, hizo un recorrido por aquellos puntos clave en dichos proyectos, como la integración con otros sistemas de gestión, la interoperabilidad, las políticas de gestión de documentos electrónicos o la necesidad de contar con equipos multidisciplinares. Así lo expresó en su ponencia:
«Es muy importante de cara al éxito del proyecto el contar con un buen equipo multidisciplinar que cuente con distintos perfiles y volcados en el proyecto, así como aprovechar las sinergias cliente-proveedor».
También resaltó algunos de los retos o desafíos que se afrontan en este tipo de proyectos como la situación, a veces tan dispar en los Archivos, tanto en recursos humanos, materiales, concienciación transversal en la institución o en la propia formación de los profesionales.
Por último, hizo un repaso de algunas de las dudas que en los propios profesionales del Archivo surgen a la hora de acometer un proyecto de implantación de un SGDA. A modo de conclusión, citó algunas de ellas:
«El Archivo Electrónico no tiene varita mágica en forma de software, sino que es una receta con muchos ingredientes».
«Los SGDA son sistemas en construcción continua: nuevas integraciones, adaptaciones, nuevos requerimientos funcionales, formatos, etc. Se está haciendo camino al andar».
«Es muy importante que haya una interoperabilidad real y activa, al igual que una formación continua (actores), y una normativa precisa y realista».
«La solución y el trabajo deben ser transversales, verticales y horizontales».
cnADe 2022, #AhoraSí
El Congreso comenzaba con la presencia de Marta Rivera de la Cruz, consejera de Cultura, Turismo y Deporte de la Comunidad de Madrid; Judit Flórez Paredes, directora general de Servicios Jurídicos y Coordinación Territorial de la Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP); Miguel Ángel de Bas Sotelo, director del Club de Innovación; y Santiago Llorente Gutiérrez, alcalde y presidente del Ayuntamiento de Leganés, en el marco del Auditorio del Centro Cívico José Saramago y dando el pistoletazo de salida a dos días intensos de ponencias, debates, mesas redondas, coloquios, homenajes e incluso una pequeña representación teatral, al más puro estilo Cámara Café, donde se desarrolló un diálogo entre archivo, expediente, documento y dato frente a una máquina de café.
Algunas de las ponencias más destacadas fueron, por ejemplo, la que tuvo lugar de la mano de Sonia Crespo Nogales, directora general de la Oficina Digital en el Ayuntamiento de Las Rozas, que habló de la ‘Transformación digital para valientes’.
Por otro lado, también cabe destacar la declaración de Beatriz Franco Espiño, secretaria del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid y de Javier Díez Llamazares, subdirector general de Archivos y Gestión Documental de la Comunidad de Madrid, los cuales hablaron sobre la colaboración y la cooperación en el ámbito de la administración electrónica dentro de los archivos de la Comunidad de Madrid.
Ya el miércoles 15 de junio, destacamos la intervención de Francisco Fernández Cuesta, consejero técnico de la Subdirección General de Bibliotecas y Archivos del Ayuntamiento de Madrid y de Carmen Hervás Cortés, subdirectora general de Bibliotecas y Archivos del Ayuntamiento de Madrid, que hablaron de la implementación del Sistema Integral de Gestión de Documentos y Archivos del Ayuntamiento de Madrid.
Y, por último, una de las mesas redondas relevantes del Congreso fue la que trató los retos y las oportunidades del asociacionismo, de la mano de José María Nogales, presidente de ANABAD; Noemí Belmonte Rodríguez Pascual, presidenta de la Asociación de Archiveros de Andalucía (AAA); Mercè Aymerich Boltà, perteneciente a la Associació de Professionals de l’Arxivística i la Gestió de Documents de Catalunya (AAC); Montserrat Puyol Rodríguez, presidenta de la Asociación de Bibliotecarios, Archiveros y Documentalistas de las Islas Baleares (ABADIB); María José Badenas Población, presidenta de la Associació d’Arxivers i Gestors de documents Valencians; Agustín Sánchez Marchán, vicepresidente de la Asociación de Archiveros de Castilla y León (ACAL); y José Luis García Martínez, vocal de Archiveros Españoles en la Función Pública (AEFP).
En el cnADe se ha ofrecido una visión actualizada de todas las materias que afectan a un sector en plena transformación. Se habló de: ciberseguridad; inteligencia artificial; digitalización; preservación; interoperabilidad; automatización; desarrollo normativo nacional y europeo; del archivo único; del expediente electrónico; de tecnologías disruptivas; de identidad y certificación; de valoración; del dato como herramienta esencial y de su protección, su anonimización y su análisis; y de las plataformas de gestión.
Decálogo del Documento Electrónico
En cnADe se seleccionaron las 10 frases que más definen al documento electrónico. A todos los congresistas se les entregó un listado para que señalasen las 10 frases. Con esas preferencias en el taller de CNADE se seleccionó el Decálogo del Documento Electrónico. Este documento se ha difundido también en las redes sociales para que todas las personas interesadas pudieran pronunciarse, señalando las 10 frases que más destacan.
Finalmente, el miércoles 15 de junio, se descubrió cuál había sido la frase más votada: ‘La transformación digital de cualquier organización necesita una política de gestión de documentos electrónicos’.
