Después de tantas prórrogas a nivel de la Administración pública en España, el archivo electrónico ha venido para quedarse. Y todos tenemos que estar preparados para este salto tecnológico.
Para nuestros clientes supone todo un reto, igual que para nosotros, y por eso venimos trabajando intensamente para ofrecer soluciones ágiles y eficientes.
En este artículo, nos centraremos en Albalá, una solución que es muy bien valorada por nuestros clientes debido a su eficiencia y capacidad de adaptación a los nuevos formatos y requerimientos del archivo electrónico.
Nuestro software Albalá dispone de un módulo de ingesta de documentación electrónica que está preparado para trabajar con todo tipo de paquetería de tipo ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad) paquetería Chip y demás formatos.
En un reciente tutorial realizamos la ingesta de un paquete de prueba ENI en el que explicamos, paso a paso, cómo se inserta finalmente en una rama determinada de nuestro cuadro de clasificación. Si ya eres cliente de Albadoc, puedes verlo desde nuestra Área de Clientes.
El módulo de ingesta de documentación electrónica de Albalá
Albalá ofrece un poderoso módulo de ingesta de documentación electrónica que permite a los usuarios trabajar con diversos formatos, como la paquetería ENI y nuevos formatos emergentes.
Opciones de ingesta en Albalá:
Dentro del módulo de ingesta, existen cinco opciones diferentes. Entre ellas, destacan las definiciones por defecto, donde el usuario puede parametrizar y dar de alta diferentes tipologías de paquetería para trabajar con la aplicación. Además, se encuentran las tareas o workers configurables, que realizan procesos previos al ingreso de la paquetería electrónica, como la descompresión y verificación de contenido.
Albalá también ofrece una opción de ingesta manual, donde el usuario puede seleccionar la tipología de paquete electrónico a ingresar y ubicar el archivo en su PC. Una vez subido, los workers automatizados se encargan de realizar las tareas programadas para el paquete.
Ubicación en el cuadro de clasificación:
Tras la subida del paquete y la ejecución de las tareas, es necesario indicar la posición en el cuadro de clasificación dónde se ubicará el contenido. Albalá proporciona una interfaz intuitiva para seleccionar el destino en el centro de archivo correspondiente.
Automatización y notificaciones:
Gracias a las APIs de desarrollo de Albalá, es posible automatizar las ingestas de paquetería electrónica y eliminar la intervención humana. El usuario administrador recibe notificaciones sobre las operaciones realizadas, lo que permite un seguimiento eficiente del proceso.
Visualización y gestión del contenido:
Albalá ofrece una interfaz completa para visualizar y gestionar el contenido ingresado. Mediante el módulo de multimedia, se pueden explorar los elementos multimedia asociados a los registros como archivos PDF, imágenes y documentos de Word.
¿Necesitas un software para la gestión de tu archivo electrónico?
El archivo electrónico es una realidad ineludible en el ámbito de la gestión documental. Albalá se presenta como una solución eficiente y adaptable, con capacidades de ingesta automatizada y gestión de contenido multimedia. Con Albalá, nuestro sistema de gestión de documentación de archivo, las organizaciones del sector público o privado pueden dar un gran salto tecnológico.
