MediaSearch es la solución de Albadoc para publicar y difundir en la web los fondos documentales. Sus herramientas de búsqueda están pensadas para que tanto los usuarios sin experiencia en búsquedas documentales, como los usuarios expertos e investigadores puedan encontrar la documentación deseada. Por ello, el objetivo principal es que las búsquedas sean sencillas y efectivas y que la visualización de la información sea amigable y atractiva para los usuarios.
MediaSearch hace posible la búsqueda, la localización y la consulta de la documentación convirtiendo al acceso web en el método de consumo de la información, imprescindible actualmente, y en las auténticas salas de consulta de Archivos y Centros de Documentación.
Esta forma de acceder a la documentación supone un cambio en el modelo tradicional y tiene efectos y consecuencias. ¿Ya no vendrán los usuarios al Archivo? ¿Cómo sabré cuántas personas consultan y acceden a la documentación? Es más, ¿tengo usuarios? ¿Cómo sabré qué consultan, qué les interesa a los usuarios o si están encontrando la documentación que necesitan? El cambio es significativo. Cuando el usuario (llamémosle investigador o solicitante de documentación) viene al Archivo a consultar o a solicitar una documentación, le ponemos cara, normalmente sabemos su nombre, sabemos qué documentación consulta. Es una actividad y una relación física, presencial y personal. La transformación digital de Archivos y Centros de Documentación, que disponen de sus fondos documentales digitalizados en la web y permiten su consulta de forma digital, están viendo cómo cambia la relación con su consumidor, es decir, con su usuario.
Afortunadamente, la tecnología también nos da herramientas para responder a preguntas como: cuántos usuarios consultan, desde dónde, desde qué ciudad, desde qué país, qué páginas visitan, desde qué dispositivos consultan, cuántas consultas he recibido el último mes o el último año, cuándo se consulta más el Archivo, etc., pero también a responder a preguntas de otra índole como: cuáles son los términos buscados, qué términos son los más buscados, qué documentos son los más consultados y vistos, cuántas descargas se han realizado de un fichero, etc.
Las herramientas de MediaSearch para responder a todas estas preguntas y conocer a los usuarios
1. El panel de Administrador
MediaSearch cuenta con un panel de administrador donde además de poder configurar distintos aspectos de la aplicación (recolección, creación de contenidos, diseño, parámetros, etc.), se puede extraer información estadística del uso que hacen de la aplicación los usuarios. Dispone de dos opciones:
1. Estadísticas de acceso: se pueden realizar consultas de las IP, de los usuarios y de las fechas de acceso a las distintas páginas que componen la web del buscador.
2. Estadísticas de consultas: a través del formulario se puede extraer información sobre las consultas de los usuarios. Es de gran utilidad utilizar una serie de consultas predeterminadas que se incluyen como por ejemplo: términos más buscados, términos más buscados por usuario, número de visitas por registro, consultas sin registros, etc.
El resultado se puede exportar en distintos formatos (PDF, HTML, XML, Excel y Word).
2. Integración con Google Analytics
Existe otro método para poder extraer información sobre el uso y el consumo por parte de los usuarios que acceden al portal web MediaSearch: mediante la integración con la herramienta que Google pone a disposición de los administradores de sitios web, Google Analytics.
Google Analytics es una herramienta de analítica web que ofrece información agrupada del tráfico que llega a los sitios web. Es una herramienta que permite llevar una estadística de prácticamente todo lo que ocurre en nuestro sitio web, visitas, tiempos, etc.
Analytics sirve para saber muchas cosas de nuestro sitio web, entre las que se encuentran:
- Cuántas personas visitan mi web.
- Desde qué país y ciudad está llegando tráfico a mi sitio.
- Cuáles son los medios a través de los que llega tráfico a mi sitio (orgánico, referido, mail, social, etc.).
- En qué páginas concretas de mi sitio web se están produciendo visitas.
- Desde qué dispositivo se consulta, sistema operativo, tiempo de permanencia, etc.
Google Analytics permite comprender cómo usan e interactúan los usuarios en tu Archivo en línea y descubrir qué funciona y qué no. Con esta información, y con los completos informes y paneles, se puede averiguar qué hacen y tomar medidas para mejorar su experiencia.
La integración de MediaSearch se hace desde el propio panel de administrador de la herramienta. Una vez introducidos los datos necesarios para la configuración, inmediatamente tendremos ya MediaSearch integrado con el servicio de Google.
El siguiente paso es consumir el servicio proporcionado y consultar la información que Google pone a nuestra disposición.
Las opciones de obtención de información dentro de Google Analytics son innumerables, se puede analizar información detallada del tráfico que genera y el comportamiento de los usuarios. En la parte superior derecha se puede observar un selector de fechas que nos acompañará en estas y otras pantallas, donde se pueden ver periodos de tiempo determinados y hacer comparativas.
Conocer a los usuarios y poder obtener esta información de consultas y accesos es de vital importancia, por diferentes motivos:
- Saber si el servicio que se está ofreciendo desde el Archivo se está consumiendo: no solo para justificar una inversión, sino para diagnosticar si estamos acertando con el trabajo realizado de difusión y acceso a la documentación.
- Valorar la calidad del servicio a los usuarios.
- Conocer si el trabajo o las políticas realizadas en relación con la difusión y la publicación de la documentación tienen su resultado y contrastarlo con el aumento o la disminución de los usuarios.
- Identificar el comportamiento de los usuarios en relación con la documentación: qué consultan.
