En el mundo de la gestión documental, la creación de los centros de documentación es fundamental, porque nos permite organizar y gestionar de manera eficiente la información que se recibe. Si hablamos del aplicativo BKM, esta tarea se vuelve mucho más sencilla y rápida de realizar.
¿Cómo crear un centro de documentación en BKM? Hoy vamos a explicaros el proceso paso a paso.
Imaginad que tenéis que comenzar una nueva descripción o catalogación de una serie de documentos que os han llegado y por su naturaleza tenéis que separarlos de los centros de documentación que tenéis en este momento.
Lo primero que hay que hacer es iniciar sesión en el aplicativo BKM. Una vez dentro, nos dirigimos a la opción de «configuración general» y buscamos la sección de «centros documentales». En esta sección se mostrarán los centros de documentación que ya están dados de alta en el sistema.
Para crear un nuevo centro de documentación, hacemos clic en el botón «añadir» y comenzamos el proceso de alta. En primer lugar, asignamos una identificación y un nombre al nuevo centro de documentación. A continuación, rellenamos los campos obligatorios, como el país o el municipio.
En el área de descripción, comprobamos que no hay ningún campo obligatorio y revisamos el resto de áreas, como acceso, servicios de control y, especialmente, la configuración. Aquí es dónde debemos seleccionar el ciclo vital del centro de documentación y los niveles de acceso para los usuarios.
Una vez que hemos completado todos los campos, revisamos toda la información y hacemos clic en «aceptar». Si se nos ha olvidado algún campo obligatorio, el sistema nos lo indicará en rojo y podremos completarlo antes de aceptar.
En la lista de centros de documentación, el nuevo centro aparecerá en la parte izquierda. A continuación, debemos establecer los usuarios que tendrán acceso al centro de documentación, otorgándoles los permisos adecuados y el nivel de acceso correspondiente.
Si ya eres cliente, puedes ver el tutorial completo sobre cómo crear un centro de documentación con nuestro software de gestión documental BKM en el Portal del Cliente.
Como veis, crear un centro de documentación en BKM es un proceso sencillo y rápido, que nos permitirá organizar y gestionar eficientemente la información que recibimos. ¡Animaos a probarlo y a disfrutar de todas las ventajas que ofrece la gestión documental en BKM!
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